Asesoría contable para empresas y autónomos

Un asesor contable registra las operaciones de tu empresa, cuadra los libros, cierra el ejercicio, formula las cuentas anuales y las deposita en el Registro. Eso es lo visible.

Lo que no se ve es la otra mitad: decidir cómo se registra cada cosa. En cuántos años se amortiza una inversión, si un gasto va a resultado o al activo, cuándo hay que dotar una provisión, si esa partida antigua sigue teniendo sentido en el balance. El registro lo hace un programa; el criterio lo pone una persona.

Y hay una tercera parte que solo aparece cuando hace falta: responder. Cuando llega un requerimiento o una inspección, contesta quien llevó la contabilidad.

Una gestoría contable tramita: presenta en plazo lo que le mandas, sin errores de forma. Una asesoría contable hace eso y además decide qué mandar, cómo registrarlo y qué consecuencias tiene.

La gestoría responde de la forma; la asesoría responde del fondo. La primera te evita una sanción por presentar tarde; la segunda evita que lo presentado diga algo distinto de lo que querías decir.

En la práctica los dos términos se usan indistintamente, y nosotros hacemos las dos cosas. La diferencia real no está en el rótulo: está en quién se sienta delante de tus números.

Cuando constituyes una sociedad, porque desde el primer día hay obligación de llevar contabilidad conforme al Plan General Contable, y el plan de cuentas que se monta al principio condiciona los años siguientes.

Cuando el volumen supera lo que una persona puede llevar entre otras cosas. No hay una cifra mágica: la señal suele ser que las facturas se acumulan, que el trimestre se prepara con prisa o que nadie sabe decir cómo va el año hasta que llega el cierre.

Y cuando lo que tienes ya no te sirve para decidir. Si tu contabilidad solo existe para cumplir, estás pagando por la mitad de lo que podría darte.

Las cuentas anuales son el documento que resume el ejercicio de una sociedad: balance, cuenta de pérdidas y ganancias y memoria, más los estados adicionales que correspondan según el tamaño.

Tienen un recorrido en tres pasos con plazos encadenados: primero se formulan tras el cierre, después se aprueban en junta general y por último se depositan en el Registro Mercantil. Cada paso abre el plazo del siguiente, así que retrasar el primero desplaza todo lo demás.

No damos aquí las fechas exactas porque conviene contarlas sobre tu ejercicio concreto, que no siempre coincide con el año natural. Lo que sí es seguro es que el calendario empieza el día del cierre.

Transcurrido un año desde el cierre sin haber depositado, el Registro cierra la hoja registral de la sociedad. A partir de ahí deja de inscribirse casi todo: cambios de administrador, poderes, modificaciones de estatutos, ampliaciones de capital.

La sociedad sigue existiendo, pero se queda quieta. Y el problema nunca aparece el día del cierre registral: aparece meses después, cuando hay que firmar una operación con prisa y el notario pide una certificación que no se puede emitir.

Además hay régimen sancionador propio, con multas graduadas según el tamaño de la sociedad. Si arrastras ejercicios, se puede regularizar depositando los pendientes.

Los libros contables obligatorios de una sociedad son el libro diario y el libro de inventarios y cuentas anuales, a los que se suman el libro de actas y el registro de socios. Sí, hay que legalizarlos, y por vía telemática ante el Registro Mercantil dentro del plazo que sigue al cierre.

La legalización no certifica que tu contabilidad sea correcta: certifica que el día que la legalizaste decía lo que decía. Por eso importa la fecha tanto como el contenido.

Su valor aparece justo cuando algo va mal: en una inspección, en un conflicto entre socios o en un concurso, unos libros legalizados en plazo demuestran que esa contabilidad existía entonces y no se ha rehecho a conveniencia.

Depende del régimen y de la actividad, y no es lo mismo en todos los casos. La contabilidad del autónomo en estimación directa se articula en libros de ingresos, gastos, bienes de inversión y, en actividades empresariales, provisiones y suplidos.

Lo que no tiene un autónomo es la obligación de formular cuentas anuales, depositarlas ni legalizar libros en el Registro Mercantil. Ese es el salto real que se produce al constituir una sociedad, y conviene saberlo antes de dar el paso.

Te decimos en concreto qué te toca a ti. Hacer llevar a un profesional libros que no le corresponden es una forma cara de no equivocarse.

Un programa es una buena herramienta y nosotros usamos uno: trabajamos con A3. Pero registra lo que le metes y no te dice si lo estás metiendo mal.

No decide criterios de amortización, no detecta que llevas meses arrastrando un descuadre, no sabe que ese gasto no es deducible como lo estás imputando, y no contesta cuando la Administración pregunta.

La comparación justa no es programa contra asesoría: es programa solo contra programa con alguien detrás. Y esa diferencia se paga sola la primera vez que aparece un requerimiento.

Porque la contabilidad tiene plazos que no esperan y consecuencias que se acumulan. Un error contable no avisa cuando se comete: se arrastra hasta que aflora en una inspección, en un cierre o en una operación con un banco.

Porque el tiempo que tu equipo dedica a cuadrar asientos es tiempo que no dedica a facturar o a atender clientes, y ese coste no aparece en ninguna factura pero se paga igual.

Y porque al externalizar la contabilidad junto con la fiscalidad, el resultado del ejercicio se calcula una vez y sirve para las dos cosas. Cuando van por separado, el asesor fiscal recibe un balance cerrado que ya no puede discutir.

Casi siempre, aunque no todo. Lo primero es mirar qué hay: revisamos los ejercicios anteriores y te decimos qué encontramos, con nombre y apellidos, antes de tocar nada y sin coste.

Con eso sobre la mesa se reconstruye lo que se puede reconstruir, se regularizan saldos y se depositan las cuentas pendientes, lo que reabre la hoja registral si estaba cerrada. Es trabajo acumulativo: cuantos más ejercicios, más documentación societaria hay que rehacer hacia atrás.

No prometemos que todo tenga arreglo, porque hay ejercicios prescritos y documentación que ya no existe. Lo que sí puedes dar por seguro es que sabrás qué queda mal y por qué, en vez de descubrirlo el día que lo descubra otro.