Canal de denuncias para empresas: implantación y gestión
La mayoría de los canales de denuncias que vemos cumplen en apariencia: hay un formulario en la web y poco más. Implantamos el sistema interno de información que exige la Ley 2/2023 y nos ocupamos de lo que viene después, que es recibir, instruir y cerrar cada comunicación con un informe que sostenga la decisión.
Canal de denuncias obligatorio: qué empresas deben tenerlo
La Ley 2/2023, de protección del informante, obliga a determinadas empresas a tener un sistema interno de información, que es el nombre legal de lo que todo el mundo llama canal de denuncias.
Es una de las cuatro obligaciones del cumplimiento normativo de una empresa y la que más se ha implantado de forma defectuosa: con prisas, con un correo electrónico y sin procedimiento detrás.
Empresas obligadas a tener canal de denuncias
La obligación alcanza a las empresas a partir de un determinado número de personas en plantilla, y a todo el sector público, con independencia de su tamaño o de la forma jurídica que tenga.
También a las empresas de determinados sectores aunque sean pequeñas: servicios financieros, prevención del blanqueo, seguridad del transporte o medio ambiente, entre otros que fija la propia norma.
Y en la práctica a muchas más, porque las empresas grandes y la Administración empiezan a exigirlo a sus proveedores. Revisamos si te obliga, si te lo van a pedir y desde cuándo te conviene tenerlo.
Canal de denuncias en empresas pequeñas
Una empresa pequeña que no está obligada puede implantar un canal de forma voluntaria, y si lo hace debe cumplir las mismas reglas de confidencialidad, de protección del informante y de gestión.
Las empresas de tamaño intermedio pueden además compartir recursos para gestionar el canal, y cualquier empresa puede encargar la gestión a un tercero externo, que es la opción más habitual en pymes.
Para ellas dimensionamos el sistema a su tamaño: una plataforma sencilla, un procedimiento claro y un responsable bien elegido, sin reproducir la estructura de cumplimiento de una multinacional.
Implantación del canal de denuncias
La implantación del canal de denuncias no es instalar un formulario. Es montar un sistema con plataforma, política, procedimiento, responsable y registro, y conseguir que la plantilla lo conozca.
Lo hacemos completo y después nos quedamos como gestores externos, que es donde se juega el cumplimiento: en cómo se atiende la primera comunicación que llega, no en cómo quedó el formulario.
Sistema interno de información
La ley no pide un buzón, pide un sistema: una política aprobada por el órgano de administración, un responsable designado, un procedimiento escrito y un libro registro de comunicaciones.
Redactamos todos esos documentos adaptados a tu empresa y te acompañamos en la aprobación y en las comunicaciones que la norma exige hacer a la autoridad competente y a toda la plantilla.
Política del sistema interno de información
La política del sistema interno de información recoge los principios del canal: qué se puede comunicar, quién puede hacerlo, qué garantías tiene y cómo se protege a la persona que informa.
La aprueba el órgano de administración, que es quien responde de la implantación del sistema. Debe publicarse y estar accesible, también en la web de la empresa si tiene una.
La redactamos a medida de tu actividad, de tu estructura y de los riesgos reales de tu sector, en lugar de copiar una política genérica que luego nadie sabe cómo aplicar en la práctica.
Responsable del sistema y del canal de denuncias
El órgano de administración debe designar un responsable del sistema interno de información, que puede ser una persona o un órgano colegiado, y comunicar su nombramiento a la autoridad.
Esa persona debe actuar con independencia y sin recibir instrucciones sobre cómo gestionar las comunicaciones, algo difícil en una empresa pequeña donde todos dependen del mismo jefe.
Te ayudamos a elegir quién debe ocupar el puesto dentro de la empresa y, cuando no hay nadie adecuado, asumimos la gestión como tercero externo con la independencia resuelta desde fuera.
Procedimiento de gestión de las comunicaciones
El procedimiento establece qué pasa desde que entra una comunicación hasta que se cierra: acuse de recibo, admisión, investigación, audiencia a la persona afectada, resolución y archivo.
Cada paso tiene plazos tasados por la ley y cada decisión debe quedar documentada. Un procedimiento que no se sigue es peor que no tenerlo, porque demuestra que la empresa sabía cómo hacerlo.
Lo redactamos de forma que se pueda aplicar de verdad con los medios que tiene la empresa, y lo coordinamos con el régimen disciplinario del convenio y con el protocolo de acoso.
Plataforma y software del canal de denuncias
El canal necesita una plataforma que garantice la confidencialidad, permita denunciar de forma anónima y deje trazabilidad de cada paso. Un correo electrónico compartido no cumple esas condiciones.
La plataforma la aporta un proveedor especializado y nosotros la implantamos, la configuramos y la mantenemos. Lo decimos claro porque es donde más confusión hay en el mercado de estos servicios.
Plataforma con anonimato y confidencialidad
El software del canal de denuncias debe permitir comunicar por escrito, y también verbalmente si se solicita, con la opción de hacerlo de forma anónima y de mantener el contacto con quien informa.
Debe garantizar que solo acceden las personas autorizadas, cifrar la información y dejar registro de quién ve qué y cuándo. Esas garantías son las que dan confianza a quien denuncia.
Configuramos la plataforma con los formularios, las categorías y los accesos adecuados a tu empresa, y la integramos en la web y en la intranet para que cualquiera la encuentre sin buscarla.
Canal de denuncias externo gestionado por un tercero
La ley permite encargar la gestión del canal a un tercero externo, que recibe las comunicaciones, hace la primera valoración y traslada al responsable del sistema lo que debe investigarse.
Es la opción más habitual en pymes y en empresas familiares, porque evita que las denuncias las reciba alguien de la propia plantilla y garantiza que se atienden en plazo aunque haya vacaciones.
Actuamos como gestor externo del canal. La responsabilidad sigue siendo de la empresa, pero la recepción, el acuse, la valoración inicial y toda la documentación los llevamos nosotros.
Libro registro de comunicaciones
La empresa debe llevar un libro registro de todas las comunicaciones recibidas y de las investigaciones que han dado lugar, con garantías de confidencialidad y acceso restringido.
Ese registro no es público, pero la autoridad judicial puede pedirlo, y en él se ve si el canal funciona o si solo existe en papel. Es la prueba de que el sistema está vivo.
Lo llevamos dentro de la propia plataforma, con los plazos de conservación que marca la norma y con el tratamiento de datos integrado en la protección de datos de la empresa.
Gestión e instrucción de las denuncias
Esta es la diferencia entre un canal y un buzón. Cuando entra una comunicación hay plazos para acusar recibo, para decidir si se admite y para resolver, y cada paso debe quedar documentado.
Nos ocupamos de la instrucción de principio a fin, con criterio jurídico y con la confidencialidad que exige, y te entregamos un informe que permite tomar una decisión defendible.
Recepción, acuse y admisión
Recibimos la comunicación, enviamos el acuse de recibo dentro de plazo y hacemos la primera valoración: si los hechos entran en el ámbito del canal, si hay indicios suficientes y si hay urgencia.
Muchas comunicaciones no son denuncias en sentido legal: son quejas, consultas o conflictos laborales. Las derivamos al cauce adecuado sin perder el rastro de nada ni la confidencialidad.
Si los hechos pueden ser delito, lo valoramos de inmediato, porque la ley obliga a remitirlos al Ministerio Fiscal y porque la empresa puede necesitar actuar antes de que se pierdan pruebas.
Investigación interna
La investigación incluye entrevistas, revisión de documentos y correos, y recopilación de pruebas, siempre respetando los derechos de la persona investigada y la presunción de inocencia.
La persona afectada tiene derecho a ser informada y a ser oída, y la información debe custodiarse de forma que no llegue a quien no debe. Un error de forma puede invalidar todo lo actuado.
La mayoría de las comunicaciones son de materia laboral, así que coordinamos la investigación con nuestra asesoría laboral y con el protocolo de acoso cuando el caso lo exige.
Informe de conclusiones y cierre
La instrucción termina con un informe de conclusiones: qué se ha investigado, qué se ha acreditado, qué no, y qué medidas se proponen. Es la base sobre la que decide la empresa.
Una decisión disciplinaria tomada sobre un buen informe se sostiene en un juzgado. Una decisión tomada sobre una investigación mal documentada es la que acaba en despido improcedente.
Cerramos cada expediente informando a quien comunicó, dentro de plazo, y dejamos constancia en el libro registro, con la conservación de los datos limitada al tiempo que permite la ley.
Protección del informante
La Ley 2/2023 protege a quien informa de buena fe y prohíbe cualquier represalia contra esa persona y contra su entorno. Es la parte de la norma que más sanciones puede generar.
Instruimos con la protección del informante como criterio desde el primer día, y te advertimos de qué decisiones conviene documentar aparte mientras el expediente esté vivo.
Prohibición de represalias
La ley prohíbe el despido, la suspensión, el cambio de funciones, la no renovación, la evaluación negativa, la exclusión o cualquier presión contra quien informa, incluso en grado de tentativa.
La protección alcanza también a quien ayuda al informante, a sus compañeros y a sus familiares en la empresa, y a las personas jurídicas para las que trabaja o con las que tiene relación.
Por eso una decisión tomada meses después contra esa persona puede interpretarse como represalia si no está documentada por otro motivo. Te ayudamos a documentarla antes de tomarla.
Confidencialidad y anonimato
La identidad de quien informa debe mantenerse confidencial y solo puede comunicarse a la autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente, con garantías.
Si la comunicación es anónima, el canal debe permitirlo y la investigación debe hacerse igual. Intentar averiguar quién ha denunciado es una infracción en sí misma, aunque no haya represalia.
Formamos a quien tenga acceso a las comunicaciones en esas reglas, porque la mayoría de las filtraciones no son malintencionadas: son un comentario en el pasillo o un correo con copia.
Información y formación a la plantilla
Un canal que nadie conoce no cumple aunque esté técnicamente instalado. La empresa debe informar a la plantilla de que existe, de cómo se usa y de las garantías que tiene quien lo utiliza.
Preparamos la comunicación interna, el texto para la web y una formación breve para responsables de equipo, que son quienes reciben primero las quejas y deben saber derivarlas al canal.
Y lo conectamos con el resto del cumplimiento: el protocolo de acoso del plan de igualdad, el código ético y el modelo de prevención de delitos, que se apoyan en el mismo canal.
Sanciones por no tener canal de denuncias
No tener canal de denuncias cuando es obligatorio, no gestionarlo bien o tomar represalias contra un informante son infracciones de la Ley 2/2023, con multas elevadas para la empresa.
Y no son las únicas consecuencias. Un canal defectuoso deja a la empresa sin la herramienta que le permite detectar un problema a tiempo y demostrar después que actuó con diligencia.
Quién sanciona y qué se sanciona
Las infracciones las sanciona la Autoridad Independiente de Protección del Informante o el organismo autonómico equivalente, y pueden recaer también sobre las personas físicas responsables.
Se sanciona no tener el sistema, pero también vulnerar la confidencialidad, no atender las comunicaciones en plazo, adoptar represalias o intentar identificar a quien informó de forma anónima.
Licitaciones, clientes y compliance penal
Las sanciones graves pueden llevar aparejada la prohibición de contratar con el sector público y la pérdida de ayudas, y cada vez más clientes grandes piden a sus proveedores que acrediten el canal.
Además, el canal es una pieza obligatoria del modelo de prevención de delitos. Sin un canal que funcione, el compliance penal de la empresa pierde su capacidad de eximir o atenuar la responsabilidad.
Un canal no es un buzón
El error más frecuente es pensar que el canal está hecho cuando existe el formulario. Lo que de verdad se revisa es qué pasó con cada comunicación: quién la leyó, qué se hizo y en qué plazo.
Revisamos canales implantados por otros y te decimos si el sistema cumple o solo lo aparenta. Casi siempre falta el procedimiento, el libro registro o la comunicación del responsable a la autoridad.
Canal ético y compliance penal
El canal ético es la puerta de entrada de todo el sistema de cumplimiento: por él llegan las alertas de acoso, de fraude, de corrupción o de incumplimientos que el modelo de prevención debe detectar.
Por eso lo implantamos conectado con el código ético y el compliance penal de la empresa, de forma que una comunicación se convierta en una actuación y no se quede en un correo sin respuesta.
Cuánto cuesta un canal de denuncias
El precio de un canal de denuncias depende de tres cosas: la plataforma que se elija, el tamaño de la empresa y si la gestión de las comunicaciones la hace la empresa o la encarga a un tercero externo.
Por eso no publicamos tarifas. Te damos un presupuesto cerrado por escrito que separa la implantación inicial, la plataforma y la gestión posterior, para que decidas qué parte llevas tú y cuál nosotros.
Revisión inicial: si te obliga y qué tienes
Comprobamos si tu empresa está obligada por tamaño o por sector, si algún cliente o licitación te lo exige y qué tienes implantado hoy. Si ya hay un canal, revisamos si cumple o solo lo aparenta: política, responsable, procedimiento, registro y comunicación a la plantilla. Sin compromiso.
Implantación con presupuesto cerrado
Con la revisión hecha te enviamos un presupuesto cerrado para la implantación completa: plataforma configurada, política del sistema, designación del responsable, procedimiento de gestión, libro registro y comunicación a la plantilla. Sabes lo que pagas por cada parte antes de empezar.
Gestión externa del canal con cuota periódica
Si encargas la gestión a un tercero, la gestión externa del canal se contrata con una cuota periódica que incluye la recepción, el acuse, la valoración inicial y el mantenimiento. La instrucción completa de una denuncia compleja se presupuesta aparte, siempre antes de empezar.
Por qué elegir Deferre para tu canal de denuncias
Una asesoría que además es despacho de abogados
Desde 1993 en Valladolid
Más de treinta años acompañando a empresas de Castilla y León y del resto de España en sus obligaciones.
Gestor externo independiente
Recibimos y valoramos las comunicaciones desde fuera, con la independencia que la ley exige al canal.
Instrucción con abogados
Las investigaciones las lleva un equipo con asesores laborales y abogados, con criterio jurídico real.
Parte de tu cumplimiento
El canal se coordina con la protección de datos, el plan de igualdad y el compliance penal de la empresa.
Otros servicios de consultoría
Planificación fiscal, impuestos y defensa ante requerimientos, con el control del riesgo penal tributario que exige un modelo de prevención.
Nóminas, contratación y relaciones laborales, incluida la documentación de plantilla que activa el plan de igualdad y el canal de denuncias.
Contabilidad al día y cuentas anuales en plazo, con los controles internos sobre los que se apoya cualquier sistema de cumplimiento.
Contratos, sociedades e impagos. Los contratos con encargados del tratamiento y los acuerdos con proveedores salen de aquí.
Ayudas y subvenciones para tu empresa, incluido el plan de medidas antifraude que exigen los fondos europeos y la contratación pública.
Protección de datos, canal de denuncias, plan de igualdad y compliance penal, con un solo interlocutor que responde por las cuatro.
Compraventas, arrendamientos y la fiscalidad de cada operación, resuelta por la misma casa que lleva tus cuentas.
Financiación, ahorro y previsión para la empresa y para el empresario, dentro del asesoramiento habitual.
nuestra calidad habla por si sola a través de
Nuestros clientes
Enrique Clérigo
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Preguntas frecuentes sobre el canal de denuncias
¿Mi empresa está obligada a tener canal de denuncias?
Depende del tamaño de la plantilla y de la actividad. Por encima de cierto número de personas es obligatorio para cualquier empresa, y determinados sectores deben tenerlo con independencia de su tamaño. El sector público está obligado siempre. Lo comprobamos en la revisión inicial y te decimos si te obliga.
¿Qué es el sistema interno de información?
Es el nombre que da la Ley 2/2023 al canal de denuncias entendido como sistema completo: la plataforma para comunicar, la política aprobada por el órgano de administración, el responsable designado, el procedimiento de gestión y el libro registro. Tener solo un formulario o un correo no es tener el sistema.
¿Se puede externalizar el canal de denuncias?
Sí. La ley permite encargar la gestión del canal a un tercero externo, que recibe las comunicaciones, acusa recibo y hace la primera valoración. La responsabilidad sigue siendo de la empresa y el responsable del sistema también, pero la gestión diaria y sus plazos los asume el gestor externo.
¿La plataforma del canal de denuncias es vuestra?
No, y lo decimos abiertamente: la plataforma es de un proveedor especializado y nosotros la implantamos, la configuramos y la mantenemos. Lo que aportamos es lo otro, que es donde se juega el cumplimiento: el procedimiento, la gestión de las comunicaciones y la instrucción de las denuncias.
¿Las denuncias pueden ser anónimas?
Sí. El canal debe permitir comunicar de forma anónima y la investigación debe hacerse igual que si la persona se identifica. Además, intentar averiguar quién ha presentado una denuncia anónima es una infracción en sí misma. Si la persona se identifica, su identidad debe mantenerse confidencial.
¿Quién puede ser el responsable del canal de denuncias?
Una persona o un órgano colegiado designado por el órgano de administración, que debe actuar con independencia y sin recibir instrucciones sobre cómo gestionar las comunicaciones. Su nombramiento se comunica a la autoridad. En empresas pequeñas suele ser alguien de dirección apoyado por un gestor externo.
¿Qué pasa si no tengo canal de denuncias y estoy obligado?
Es una infracción de la Ley 2/2023 que sanciona la autoridad de protección del informante, con multas para la empresa y, en su caso, para las personas responsables. Las infracciones graves pueden conllevar además la prohibición de contratar con el sector público y la pérdida de ayudas.
¿Cuánto cuesta un canal de denuncias?
Depende de la plataforma, del tamaño de la empresa y de si la gestión la haces tú o la encargas a un tercero. Por eso no damos una cifra genérica: hacemos una revisión inicial sin coste y te enviamos un presupuesto cerrado que separa implantación, plataforma y gestión posterior.
¿Qué relación tiene el canal de denuncias con el compliance penal?
El canal es una pieza obligatoria del modelo de prevención de delitos. Si una empresa quiere que su compliance penal le sirva para eximir o atenuar su responsabilidad, necesita un canal que funcione de verdad. Por eso implantamos los dos conectados, con el mismo código ético como referencia.
¿Trabajáis con empresas de fuera de Valladolid?
Sí. Trabajamos desde Valladolid con empresas de toda Castilla y León y del resto de España. La plataforma y la gestión del canal funcionan en remoto por definición, y cuando una investigación exige entrevistas presenciales las organizamos en las instalaciones de la empresa o por videoconferencia.
¿Funciona el canal de denuncias de tu empresa?
Te decimos, sin compromiso, si tu empresa está obligada a tenerlo y si el que tienes cumple: plataforma, procedimiento, responsable y protección del informante.