El cierre contable no empieza el 31 de diciembre: empieza ahora. Las semanas que quedan hasta fin de año son las últimas en las que todavía puedes tomar decisiones que cambian el resultado del ejercicio y lo que pagarás de impuestos. A partir de enero ya solo se puede registrar lo que pasó, y casi nada de lo que no se haya hecho a tiempo se puede corregir.
Esta es la revisión que hacemos con las pymes y los autónomos que asesoramos en Valladolid cuando llega el cierre del ejercicio contable. La hemos ordenado en tres momentos: lo que se decide antes del 31 de diciembre, los asientos de cierre y el calendario de obligaciones que viene después.
Antes del 31 de diciembre: decisiones de cierre contable y fiscal
Lo primero es hacer una previsión del resultado. Con la contabilidad al día hasta octubre o noviembre se puede estimar con bastante precisión cómo cerrará el año y cuánto se pagará en el Impuesto sobre Sociedades o en el IRPF. Sin esa estimación, el resto de decisiones se toman a ciegas.
Con el resultado previsto sobre la mesa, toca decidir si conviene adelantar o retrasar inversiones. Comprar ahora un equipo, una máquina o un vehículo afecto a la actividad permite empezar a amortizarlo ya este año, mientras que retrasar la compra a enero desplaza ese gasto al ejercicio siguiente. Ninguna de las dos opciones es mejor en abstracto: depende de cómo vengan los resultados de este año y del próximo.
En las sociedades merece la pena revisar la reserva de capitalización, que permite reducir la base imponible si aumentan los fondos propios y se dota la reserva correspondiente. También hay que repasar los clientes que no pagan, porque las deudas que cumplen ciertos requisitos de antigüedad y reclamación permiten deducir el deterioro por insolvencias. Y conviene comprobar que la retribución de socios y administradores está bien documentada y es coherente con los estatutos, porque es uno de los puntos que más revisa Hacienda.
Para los autónomos, diciembre es además el mes de decidir las aportaciones a planes de pensiones, que solo cuentan si se hacen antes del 31. Te lo explicamos con detalle en cuánto desgrava un plan de pensiones.
Asientos de cierre contable: lo que no puede faltar
Una vez terminado el año, la contabilidad tiene que reflejar la imagen fiel de la empresa. Estos son los ajustes que revisamos en todos los cierres:
- Conciliación bancaria de todas las cuentas, incluidas tarjetas y préstamos.
- Inventario de existencias a 31 de diciembre y su variación.
- Amortizaciones del inmovilizado según las tablas fiscales.
- Periodificaciones de gastos e ingresos que corresponden a otro ejercicio, como seguros, alquileres cobrados por adelantado o intereses.
- Provisiones y deterioros por clientes dudosos, litigios o garantías.
- Revisión de saldos antiguos o descuadrados en cuentas de socios, proveedores y clientes.
- Cuadre del IVA con los libros registro y los modelos 303 del año.
- Cálculo y registro del Impuesto sobre Sociedades.
- Asientos de regularización, cierre y apertura del nuevo ejercicio.
Muchos de estos puntos parecen rutinarios, pero son los que más errores generan cuando se hacen deprisa en marzo. Un saldo de cliente antiguo que nadie revisa o un préstamo mal conciliado pueden arrastrarse durante años y complicar una operación futura, como la venta de la empresa o la entrada de un socio.
Calendario del cierre del ejercicio: modelos y plazos
Tras el cierre llega una temporada intensa de obligaciones. En enero se presentan los modelos trimestrales del cuarto trimestre, con el 303 hasta el día 30, y los resúmenes anuales de IVA y retenciones, como el 390, el 190 y el 180. En febrero toca la declaración de operaciones con terceros, el modelo 347.
En el ámbito mercantil, las sociedades tienen tres meses desde el cierre para formular las cuentas anuales, es decir, hasta el 31 de marzo, y cuatro meses para legalizar los libros en el Registro Mercantil, hasta el 30 de abril. La junta debe aprobar las cuentas dentro de los seis meses siguientes al cierre, hasta el 30 de junio, y después hay un mes para depositarlas en el Registro. El Impuesto sobre Sociedades, modelo 200, se presenta en los 25 días naturales siguientes a esos seis meses, es decir, en julio.
Estos plazos se refieren a sociedades cuyo ejercicio coincide con el año natural. Las fechas exactas de cada año las publica la Agencia Tributaria en su calendario del contribuyente.
Cierre contable para autónomos
El autónomo no formula cuentas anuales, pero también tiene su propio cierre. Conviene revisar que todos los gastos deducibles del año tienen factura completa a su nombre, porque un ticket no basta para deducir el IVA, y comprobar los pagos fraccionados del modelo 130 para evitar sorpresas en la renta. Si vas a cambiar de forma de facturar por Verifactu, el cambio de año es un buen momento para hacerlo. Y antes del 31 de diciembre repasa qué puedes desgravar en la renta.
Preguntas frecuentes sobre el cierre del ejercicio contable
¿Qué es el cierre contable?
Es el conjunto de ajustes y asientos que se hacen al terminar el ejercicio para que la contabilidad refleje la imagen fiel de la empresa y sirva de base para las cuentas anuales y el Impuesto sobre Sociedades.
¿Cuándo hay que legalizar los libros?
Dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio, por vía telemática en el Registro Mercantil.
En Deferre preparamos el cierre contable y fiscal con nuestros clientes antes de fin de año, no después. Conoce nuestra asesoría contable y nuestra asesoría fiscal, o escríbenos y lo vemos para tu empresa.
